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Datenschutz im Verein

Die Datenschutz-Grundverordnung tritt Ende Mai in Kraft
In den letzten Wochen verunsichert die neue Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), die am 25.05.2018 in Kraft tritt, viele Verantwortliche in unseren Sport- und Kulturvereinen.
Der Badische Sportbund (BSB) sowie einige Dachträgerorganisationen von Vereinen haben erste Informationen zusammengestellt und helfen den Mitgliedsvereinen auf den Weg zur Umsetzung eines besseren Datenschutzes. Nachfolgend ein erster Überblick:

Datenschutz ist nichts Neues
Seit vielen Jahren gibt es das Bundesdatenschutzgesetz, das regelt, auf was Vereine achten müssen, wenn Sie personenbezogene Daten (z.B. ihrer Mitglieder) verarbeiten. Für den Laien gibt es dazu vom Landesdatenschutzbeauftragen des Landes Baden-Württemberg einen sehr brauchbaren Leitfaden für die Vereinspraxis. Übrigens, das Landesdatenschutzgesetz Baden-Württemberg gilt nur für öffentliche Einrichtungen, nicht für Vereine.

Hier greift der Datenschutz
Damit ein Verein seine Mitglieder verwalten, informieren, einladen aber auch ehren kann, benötigt er Daten seiner Mitglieder. Daraus folgt, dass er Daten erhebt, verarbeitet und nutzt. Und damit dem Datenschutz verpflichtet ist. Die Erfahrung der letzten Jahre hat gezeigt, dass die Vereine damit sorgsam umgehen; zumindest sind bisher keine nennenswerten Verstöße bekannt geworden.

Das ändert sich durch die neue Datenschutz-Grundverordnung
Zunächst einmal sei darauf hingewiesen, dass die DS-GVO europäisches Recht ist und insbesondere uns als Verbraucher vor dem überbordenden Datensammeln schützen möchte. Dabei wird kein Unterschied gemacht zwischen großen Unternehmen wie Google oder Amazon auf der einen Seite oder einem kleineren Fußballverein oder Gesangverein. Im Kern schreibt die DS-GVO vor, dass jeder der Daten erhebt, verarbeitet oder und nutzt künftig aktiv sich damit befasst, warum er welche personenbezogenen Daten erhebt, verarbeitet oder nutzt. Stellt er fest, dass gespeicherte Daten nicht für die Verwaltung und Betreuung seiner Mitglieder nötig sind oder nach Austritt eines Mitglieds nicht weiter benötigt werden, dann müssen diese gelöscht werden. Hinzu kommt, dass dieser ‚Datencheck‘ dokumentiert werden muss.

Drohen Strafen bei Verstößen?
Ja, das war aber auch bisher schon so, bei Verstößen gegen die Datenschutzbestimmungen Bußgeldern verhängt werden können. Allein schon die Tatsache, dass künftig Unternehmen bei drastischen Verstößen gegen die DS-GVO mit Bußgeldern von bis zu 20 Mio. Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes zu rechnen haben, macht aber deutlich, wen der Gesetzgeber vor allem im Visier hat.
(Quelle: BSB / BMA)

Begriffserläuterung „Datenverarbeitung“:
Unter Datenverarbeitung versteht der Gesetzgeber die

  • Erhebung,
    (Beschaffen von Daten einer Person. Dies geschieht z.B. durch ein Aufnahmeformular oder durch aktives  Nachfragen beim Mitglied.)
  • Speicherung,
    (z.B. in einer Mitglieder-Software)
  • Veränderung,
    (z.B. Familienstatus nach Heirat oder Scheidung)
  • Übermittlung,
    (z.B. die Weitergabe von Daten an den Verband)
  • Sperrung,
    (z.B. ein Mitglied möchte nicht, dass sein Geburtstag in der Vereinszeitschrift erscheint)
  • Löschung
    (z.B. nach einem Vereinsaustritt)
  • Nutzung
    (Verwendung personenbezogener Daten für die Verwaltung und Betreuung der Vereinsmitglieder inkl. der Weitergabe an einen Abteilungsleiter bzw. für Einladungen zu Mitgliederversammlungen)

personenbezogener Daten.


Informationen und weiterführende Links:
Der „Leitfaden für Vereine“ (Stand: 05.2017) des Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg ist auf dessen Homepage: www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/datenschutz-im-verein/ hinterlegt und am Textende als Download (PDF-Datei) eingestellt.
Gute Informationen finden sich auch auf den Vereinsmanagement-Seiten des Badischen Sportbunds (BSB) im Internet: http://bsb.vibss.de/vereinsmanagement/recht/datenschutz-und-internetrecht

Kontakt:
Hauptamt, Klaus Kapp, Telefon: 06203/808205,
E-Mail: klaus.kapp@edingen-nckarhausen.de

Datenschutz: Hilfen für Vereine (St. 2017)